Oleh
J. Sujanto
Jika anda
ingin berhasil memimpin organisasi, anda perlu membaca isi tulisan ini
dan melatihnya dalam praktek sehingga anda menjadi pemimpin yang
sungguh-sungguh didukung oleh masyarakat anggota organisasi anda dan
melancarkan tercapainya tujuan/sasaran organisasi anda, baik bidang
politik, sosial, usaha dagang dll.
Tulisan ini adalah saripati
pengalaman pribadi maupun pengalaman observasi berbagai kepengurusan
bermacam-macam organisasi di Jakarta, mulai dari organisasi RT/RW,
Gerakan Mahasiswa Djakarta (GMD), organisasi Paranormal, Politik, ORARI
hingga organisasi sosial seperti Lions Club dan berbagai perusahaan di
Jakarta.
BAB I : FUNGSI ORGANISASI
Setiap
organisasi senantiasa berfungsi sbb :
1. Menetapkan tujuan/sasaran yang
ingin dicapai dalam waktu yang telah ditentukan terlebih dahulu.
2. Berdasarkan tujuan/sasaran,
ditetapkan bentuk organisasinya.
3. Menetapkan kriteria orang-orang yang
akan ditetapkan/dipilih untuk menduduki jabatan tertentu dalam
organisasi
4. Organisasi menjadi tempat untuk
penggodokan calon pemimpin
(leader selection/leidersselectie)
5. Organisasi menjadi ajang
pertarungan wawasan dan gagasan, sehingga memperoleh yang terbaik untuk
jangka waktu tertentu.
Fungsi organisasi di atas sebaiknya dimasukkan dalam
Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Program Kerja organisasi yang
merangkum kesemua fungsi tsb.
Penjelasan
Titik 1 bab 1
Sebuah
or (organisasi) apapun harus memilih sasaran/tujuan yang jelas sebelum
bergerak/bekerja.
Tujuan/sasaran
itu ditetapkan dalam jangka waktu tertentu, sehingga hasilnya dapat
dievaluasi setelah beberapa tahun berjalan. Perubahan sasaran bisa
terjadi dalam arti perubahan taktik maupun perubahan strategi untuk
mencapainya, tergantung dari keadaan yang bisa saja terjadi secara
mendadak, di luar hasil antisipasi. Bahkan perubahan sasaran secara
menyeluruhpun masih dapat terjadi!
Penjelasan
Titik 2 bab 1
Bentuk organisasi harus menyesuaikan
diri dengan tujuan/sasaran yang ingin dicapai dalam jangka waktu
tertentu. Bentuk ini tidak hanya disesuaikan dengan dengan
perundang-undangan yang berlaku, tetapi juga berkaitan dengan 'ruang
gerak' yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Penjelasan Titik 3 bab 1
Setelah memiliki konsep yang jelas
mengenai tujuan dan bentuk organisasi, anda perlu menetapkan kriteria
calon pejabat yang akan memimpin gerak langkah organisasi.
Secara garis besar ada 4 tipe
pemimpin yang berdasarkan pada :
1.
Kharisma
2.
Formalitas
3.
Tradisi
4.
Profesionalisme
Ciri-ciri pemimpin berdasarkan kharisma adalah : berwibawa, disegani (bukan ditakuti !),
mudah dipercaya, pandai mudah bergaul dll. Pada prinsipnya menyenangkan
banyak orang dan punya prinsip yang jelas.
Pemimpin berdasarkan formalitas adalah pemimpin yang
ditaati karena jabatannya. Bisa asaja pejabat dari organisasi apapun
ditaati, tetapi sesungguhnya belum tentu diterima oleh 'hati' yang
terdalam.
Pemimpin berdasarkan
tradisi biasanya tumbuh dari proses kebudayaan, seperti pastor,
pendeta, pimpinan pesantren dll.
Sesuai perkembangan jaman, maka dapat saya tambahkan
tipe pemimpin yang berdasarkan profesionalisme, yang ditaati karena
profesi yang diperolehnya dari dunia pendidikan formal maupun dari
pengalaman hidupnya (autodidactic/ berpengalaman).
Di dalam kehidupan bermasyarakat kita jumpai
pemimpin yang memiliki berbagai "campuran tipe pemimpin". Ada yang memang memiliki kharisma
tetapi juga menduduki jabatan tinggi (formal). Ada pula yang sesungguhnya tidak
disukai (tanpa karisma), tetapi ditaati karena jabatannya.
Berdasarkan
perkembangan jaman, maka tipe pemimpin yang paling ideal adalah yang memiliki KHARISMA dan PROFESIONALISME serta jujur terhadap
dirinya sendiri dan jujur kepada seluruh anggota organisasinya
!
Penjelasan
Titik 4 bab 1
Organisasi yang berjalan dengan baik adalah tempat orang yang
berbakat memimpin diberi kesempatan untuk mengembangkan dirinya
sehingga menjadi pemimpin masa depan. Dengan kata lain, setiap
organisasi yang baik menciptakan suasana untuk membentuk kader pimpinan
masa depan organisasinya.
Berabagai
cara untuk memilih calon pimpinan dapat dilakukan, seperti dengan
memberi kesempatan untuk melakukan hal-hal kecil di tingkat yang lebih
rendah, kemudian diberi kesempatan untuk yang lebih luas dan lebih
kompleks. "Aturan main" harus dipegang teguh dalam rangka
pembentukan kader pemimpin. Jangan mengadakan 'dropping' jika ingin
memperoleh pimpinan sejati.
Penjelasan
titik 5 Bab I
Dalam or yang baik, suasana
keterbukaan/demokratis harus diciptakan, dimana setiap anggota/bawahan
dapat menyampaikan wawasan/gagasan.
Caranyapun
dapat mengambil berbagai bentuk seperti tatap muka, kotak pos, atau
pembentukan "think-tank" untuk menggodok berbagai
wawasan/gagasan. Ciptakan suasana "berani bicara" dalam suatu
rapat atau munas sekalipun. Dapat juga dalam bentuk questionnaire.
Hal-hal tersebut sangat bermanfaat karena sesungguhnya merupakan
masukan dari bawah yang mungkin dapat dipergunakan untuk menyusun
kebijaksanaan (policy) yang lebih efektif untuk mencapai tujuan. Tetapi
hal tersebut tidaklah berarti bahwa seseorang/sekelompok orang yang
menduduki jabatan pimpinan tidak boleh membuat program kerja sebelum
mendapat masukan dari anggota/bawahannya. Bisa saja disusun segala hal
yang mencakup sebuah organisasi terlebih dahulu, karena bisa saja
pimpinan secara intuitif merasakan kebutuhan organisasi dan
anggota/bawahannya.
BAB II MENCIPTAKAN KEBERSAMAAN
Organisasi yang berhasil
adalah yang dapat menciptakan rasa kebersamaan (sense of belonging)
dari semua orang yang tergabung dalam organisasinya. Mulai dari
pimpinan sampai ke semua orang di berbagai divisi/departemen. Bukankah
hasil organisasi adalah hasil kerja semua tim ?
Oleh karena itulah,
menciptakan rasa kebersamaan itu penting. Bagaimana caranya? Hal itu
bisa didahului dengan pencegahan perpecahan yang
menghapuskan/menipiskan rasa kebersamaan. Untuk mencegah hal itu
diperlukan adanya:
1. Pimpinan yang lentur (fleksibel)
tetapi tegas pada saat ketegasan diperlukan.
2. Pembagian kerja (job description)
yang jelas sejak awal, tanpa menghilangkan keterbukaan untuk berkreasi.
3. Program kerja yang jelas tetapi lentur/fleksibel
terhadap perkembangan yang membawa perubahan.
4. Setiap Pimpinan
Bagian/Divisi/Departemen dsb memberi perhatian yang manusiawi kepada
bawahannya.
Penjelasan
Titik
1
Seorang pemimpin yang berhasil harus memilki dua sifat
sekaligus, yaitu kualitas sebagai DIPLOMAT dan JENDRAL, yang keduanya
dapat dipelajari, dilatih dan dikembangkan oleh siapa saja (Baca tulisan saya tentang "Memimpin
Rapat" dan "Teknik Berunding").
Sifat Diplomat dilaksanakan pada
saat-saat tidak diperlukan ketegasan dan sifat Jendral dipergunakan
pada saat memang harus tegas dan tidak bisa lain.
Titik 2
Pembagian
kerja yang jelas sejak awal tanpa menghilangkan kebebasan berpendapat
adalah sangat penting untuk menjaga keutuhan bawahan/anggota sebuah
organisasi apapun juga.
Setiap divisi sejak awal sudah
diberikan secara tertulis perihal tugas, wewenang, dan kepada siapa dia
harus bertanggung jawab. Usahakan jangan sampai ada yang tumpah tindih
(overlapping) mengenai hal
tersebut demi mencegah keruwetan di lapangan dan mengevaluasi hasilnya
serta memberi penghargaan kepada orang-orang yang memimpin setiap
bagian. Sekalipun sudah ditetapkan bagiannya masing-masing,
orang/pejabat boleh ikut menyumbangkan wawasan/gagasannya untuk
perbaikan bagian lainnya. Hal ini juga penting bagi Pipmpinan Eselon
tertinggi untuk mengadakan mutasi jabatan sesuai dengan gagasan/wawasan
orang tersebut di kemudian hari (untuk memilih "the right man on
the right place"), lihat
Bab tentang "Memimpin Rapat dan Teknik Berunding".
Titik 3
Dalam
era globalisasi, sebuah program kerja perlu didukung oleh
fleksibilitas, sehingga jika muncul perubahan yang besar (akibat
derasnya arus globalisasi), program kerja itu dapat disesuaikan dengan
perkembangan. Salah satu caranya adalah dengan mempersiapkan berbagai
alternatif. Jika terjadi perubahan mendadak, alternatif itu dapat
dijalankan.
Program kerja itu harus tegas sejak
awal, sebagai target yang ingin dicapai. Dan penyusunan program kerja
harus memperhatikan potensi yang ada dalam pelaksanaannya. Potensi yang
perlu diperhitungkan adalah : Sumber daya manusia yang sesuai untuk
setiap jabatan dan dana yang cukup untuk jangka waktu sesuai dengan
sasaran yang ingin dicapai, baik dari sumber sendiri maupun dari pihak
luar. Selain itu juga diperlukan persiapan lokasi tempat or itu, serta
peralatan yang cukup untuk memulai pelaksanaan program kerja.
Titik 4
Pimpinan
tertinggi beserta semua Pimpinan bagian harus memberi perhatian yang
manusiawi kepada bawahannya untuk menciptakan kebersamaan dan menjaga
keutuhan tim. Yang
harus diciptakan/diusahakan bukanlah hanya "industrial
relation" atau hanya "organizational relation", tetapi
juga yang sangat penting adalah "human relation".
Dalam
prakteknya hubungan manusiawi itu mengambil bentuk (sebagai contoh) : pertemuan (tiga) bulanan dengan acara a.l. :
pimpinan menanyakan keluhan bawahan/anggotanya yang bersifat pribadi,
kebutuhan keluarga dipenuhi jika or memang mampu untuk membantu ( di
bidang kesehatan dan pendidikan); setiap tutup tahun diadakan semacam
"Family Day" seperti tradisi Lions Club. Juga memberikan
penghargaan merupakan tradisi yang baik untuk menjaga kebersamaan,
asalkan memenuhi kriteria untuk mendapat penghargaan (merit system).
Jangan sembarang memberi penghargaan karena akibatnya dapat ditertawakan
orang banyak dan dapat menimbulkan iri hati atau cemohan yang tidak
perlu terjadi, yang akhirnya dapat menimbulkan perpecahan.
BAB III MEMIMPIN RAPAT
Sebelum
anda memimpin rapat, perlu
disiapkan adanya:
A.
Agenda rapat yang jelas;
B.
Hari, tempat dan jam rapat;
C. Undangan rapat dua minggu
sebelumnya (minimal satu minggu sebelumnya);
D. Persiapan ruangan dan tempat
duduk yang baik/santai serta konsumsi yang cukup;
E. Sound system yang baik.
Persiapan memimpin rapat :
1. Mengadakan checking dan
rechecking 5 (A s/d E di atas)
2. Menguasai masalah agenda rapat
3. Menguasai kebiasaan-kebiasaan
rapat (AD dan ART or).
4. Menguasai teknik memimpin rapat.
PENJELASAN
Titik
I sudah cukup jelas
Titik
2
Menguasai agenda rapat berarti anda menguasai segala aspek
permasalahan materi rapat. Apa yang ingin dicapai? Apakah ada faktor
penghambat atau ada juga faktor yang menguntungkan? Mana cara yang
paling efektif untuk mencapai tujuan ,
mengatasi masalah ? Siapa saja yang perlu diminta untuk membahas materi
rapat, sebelum pimpinan rapat membuka kesempatan untuk yang hadir guna
melontarkan gagasannya masing-masing ?
Pertanyaan-pertanyaan
semacam itu sebaiknya dikuasai pemimpin rapat sebelumnya. Dengan
kata lain, pemimpin rapat perlu mengantisipasi kemungkinan yang akan
terjadi di dalam rapat yang
sebenarnya
Titik
3
Menguasai
kebiasaan rapat sesungguhnya bermuara pada penguasaan Anggaran Dasar
dan Anggaran Rumah Tangga organisasi
Disamping
itu, diperlukan penguasaan teknik rapat serta peraturan dalam sebuah
rapat. Hal ini akan kelihatan jelas pada waktu kita membicarakan
"Teknik Memimpin Rapat".
Titik
4
Hasil
rapat dapat memperkuat atau memperlemah organisasi. Oleh karena itu, kita
berusaha agar rapat dapat berhasil baik, dengan cara menguasai teknik
memimpin rapat yang baik pula sbb :
Untuk
mempermudah para pembaca tulisan ini, saya buatkan skenario rapat sbb:
1. Saya mengadakan checking apakah
undangan dan persiapan rapat seperti A s/d E sudah siap betul
2. Sekalipun saya sudah mempelajari
materi agenda rapat, saya masih mengulang sekali lagi untuk meneliti
materinya serta kemungkinan reaksi dari hadirin. Mungkin saya sudah
mengetahui lebih dulu siap yang pro dan yang kontra, sehingga saya
dapat mempersiapkan taktik dan strategi rapat. Mengenai hal
ini, bacalah mengenai Teknik
Berunding, karena sangat mirip.
3.
Saya ketahui dari AD dan ART, hak-hak para hadirin yang terdiri
dari Anggota Kehormatan, Anggota Luar Biasa dan Anggota Biasa atau
Dewan Komisaris. Dewan Direksi maupun Pemegang Saham Prioritas dan
Pemegang Saham Biasa serta para pejabat Eselon yang lebih rendah jika
mereka diundang untuk ikut rapat. Saya mengetahui anggota yang punya hak bicara dan hak pilih serta
yang hanya mempunyai hak bicara saja, tetapi tidak memiliki hak untuk
memilih dan dipilih.
4.
Pada waktu pembukaan rapat, saya akan menyampaikan:
a.
Membuka rapat dengan resmi dan terima kasih kepada
semua hadirin atas kehadirannya
b.
Membacakan materi
agenda rapat dan tata tertib rapat
c.
Menjelaskan apa
yang ingin dicapai, yang merupakan hambatan dan yang ingin dijadikan
faktor penentu. Semua hal itu untuk kebaikan organisasi dan kebaikan
anggota/bawahan. Hal ini sangat
perlu guna mengarahkan pembicaraan selanjutnya dalam rapat.
d.
Saya katakan bahwa pembahasan materi ini terdiri
dari 2 sesi atau "floor" dan mempersilahkan para hadirin
untuk mendaftarkan diri bagi yang ingin menyampaikan pendapat pada
floor pertama. Kemudian satu per satu dipersilahkan berbicara. Nah,
pimpinan rapat harus jeli/tajam mendengarkan pendapat pembicara yang
'menguntungkan', maka saya sebagai pimpinan rapat akan
mengatakan: "Ya, itu betul, memang sepatutnya begitu". Jika
pendapatnya 'merugikan' maka saya akan katakan
"Ya, pendapat saudara memang patut dikemukakan sebagai bahan
perbandingan dengan pendapat hadirin lainnya. Mungkin bisa lebih
disempurnakan”. Pokoknya pendapat yang menguntungkan saya katakan
'baik' dan yang merugikan saya arahkan 'mengambang'. Toh nanti ada pendapat
lainnya.
e.
Saya sebagai pimpinan rapat akan
membuat resume dari semua pendapat dalam floor pertama dengan cara
merumuskannya mengarah pada keinginan saya mencapai sasaran materi yang
disidangkan. Lalu saya akan menanyakan floor, apakah masih diperlukan
floor kedua . Kalau dikehendaki, saya
lanjutkan dengan membuka kesempatan untuk para hadirin dengan
mendahulukan yang belum kebagian bicara dalam floor pertama, dengan
alasan kemungkinan ada ide-ide lain yang belum dinyatakan dalam rapat.
Setelah selesai, semua pembicara dalam floor ke dua, saya membuat
resume lagi. Kemudian saya 'tawarkan' untuk disetujui secara aklamasi
(kalau menguntungkan). Jika floor tidak menyetujui dengan cara aklamasi, maka diadakan voting. Kemudian saya
merumuskan rancangan keputusan sidang, untuk kemudian disahkan menjadi
keputusan rapat.
Di dalam sebuah
rapat akan kita temui berbagai macam tipe manusia sbb:
1.
Yang punya gagasan, tetapi tidak berani
menyampaikannya di dalam rapat.
2.
Yang punya gagasan dan
berani menyampaikannya. Kategori ini dapat dibagi lagi menjadi :
a.
yang selalu menentang pendapat orang lain;
b.
yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang lain asal
lebih baik dari pendapatnya;
c.
yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang sedang
dibahas;
d.
yang diam saja sekalipun punya gagasan; hanya disampaikan di luar
sidang (ump. waktu istirahat).
Kalau sidang istirahat dan belum
mengambil keputusan , maka saya akan menghubungi tipe2 d tsb. (ump.
saudara A). Jika ada gagasan yang menguntungkan dari orang tersebut,
maka dalam kelanjutan sidang akan saya katakan "Saudara A
mempunyai gagasan sbb:…. Dan gagasan itu sekarang saya sampaikan kepada floor untuk
menjadi bahan pengambil keputusan kita bersama".
Demikian
juga jawaban/komentar saya terhadap pendapat tipe 2 c.
Menghadapi orang yag
biasanya suka menentang, sebagai pimpinan rapat, saya akan mengatakan : "Pendapat anda saya serahkan
kepada floor untuk dibahas atau tidak dibahas lebih lanjut".
Dengan kalimat semacam itu, sesungguhnya saya mengarahkan floor untuk
tidak membahas lebih lanjut.
Hal-hal
mengenai rapat ini sangat berkaitan dengan "Teknik
Berunding". Oleh karena itu saya menganjurkan Anda mempelajari dan
mempraktekkan "Teknik Berunding" di tulisan saya berikutnya.
Jakarta 12
April 1985
Sumber : http://www.freewebs.com/gudangartikel/artikeljurnalismemimpin.htm
Tidak ada komentar:
Posting Komentar